Cari Tahsilat Nedir? B2B Alacak Tahsilatı Rehberi
Cari tahsilat nedir, nasıl yapılır? Cari hesap ekstresi, alacak yaşlandırma, vade takibi ve kartla online cari tahsilat adımlarını örneklerle anlatan B2B rehberi.
Cari Tahsilat Nedir?
Cari tahsilat, vadeli çalıştığınız bir müşteriden alacağınızı tahsil edip bu ödemeyi müşterinin cari hesabına alacak kaydı olarak işlemektir. Toptan satış, bayi ağı, hizmet sözleşmeleri ve abonelik gibi peşin olmayan her ticari ilişkide fatura bir gün kesilir, ödeme başka bir gün gelir; aradaki süre boyunca tutar cari hesapta "açık alacak" olarak bekler.
Muhasebede bu alacaklar Tekdüzen Hesap Planı'nda genellikle 120 Alıcılar hesabında izlenir. Satış faturası kesildiğinde müşterinin cari hesabı borçlanır, tahsilat yapıldığında alacaklanır. Cari tahsilatın amacı bu bakiyeyi zamanında ve hatasız sıfırlamaktır.
Cari Tahsilat Neden Zorlaşır?
Vadeli satış yapan işletmelerin çoğu aynı sorunlarla karşılaşır:
- Bakiye belirsizliği: Müşteri "size ne kadar borcum var?" diye sorduğunda doğru cevabı vermek için muhasebe yazılımına, banka hareketlerine ve e-postalara bakmak gerekir.
- Ödeme kanalı karmaşası: Bir müşteri havale yapar, bir diğeri çek verir, bir başkası kartla ödemek ister. Her kanalın kaydı farklı bir yerde tutulur.
- Eşleştirme hataları: Havale açıklamasına fatura numarası yazılmadığında hangi ödemenin hangi faturayı kapattığı belirsizleşir.
- Hatırlatma yükü: Vadesi geçen her alacak için telefon açmak hem zaman alır hem de müşteri ilişkisini yorar.
Cari Tahsilat Süreci: 5 Adım
1. Alacakları tek listede toplayın
Her müşteri için açık faturaları, tutarlarını ve vade tarihlerini tek bir listede görün. Muhasebe yazılımınızdan açık faturaları içeri aktarmak, elle tutulan Excel listelerine göre çok daha az hata üretir.
2. Alacakları yaşlandırın
Açık alacakları vade tarihine göre gruplamak (yaşlandırma), hangi müşteriye öncelik vereceğinizi gösterir. Örnek bir yaşlandırma tablosu:
| Müşteri | Vadesi gelmemiş | 1-30 gün | 31-60 gün | 61-90 gün | 90+ gün | Toplam |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A Ltd. | 12.000 TL | 4.500 TL | 0 TL | 0 TL | 0 TL | 16.500 TL |
| B Ticaret | 0 TL | 0 TL | 8.200 TL | 0 TL | 0 TL | 8.200 TL |
| C A.Ş. | 5.000 TL | 0 TL | 0 TL | 3.100 TL | 2.400 TL | 10.500 TL |
Tablo örnektir. Bu örnekte C A.Ş. toplamda en yüksek bakiyeye sahip değildir, ama 90 günü aşan alacağı olduğu için ilk aranacak müşteridir.
3. Müşteriye güncel cari ekstre gönderin
Tahsilat konuşmasının en verimli başlangıcı, müşterinin kendi hareketlerini görebileceği güncel bir cari hesap ekstresidir: kesilen faturalar, yapılan ödemeler ve kalan bakiye. Ekstre aynı zamanda iki taraf arasında cari mutabakat zemini oluşturur; müşteri itiraz edecekse bunu ödeme gününden önce yapar.
4. Ödemeyi kolaylaştırın
Müşteri borcunu gördüğü anda ödeyebiliyorsa tahsilat süresi kısalır. Ekstre veya hatırlatma mesajında bir ödeme linki bulunması, müşterinin IBAN kopyalamak ve havale açıklaması yazmakla uğraşmadan kartla ödeme yapmasını sağlar. Kartla ödemede taksit seçenekleri de sunulabilir; bu, yüksek tutarlı cari borçlarda ödemeyi hızlandıran önemli bir kolaylıktır.
5. Ödemeyi doğru cari hesaba işleyin ve mutabakat yapın
Gelen her ödeme ilgili müşterinin cari hesabına alacak olarak işlenmelidir. Kartla alınan ödemelerde, sanal POS raporlarıyla kendi kayıtlarınızı karşılaştırmak (sanal POS mutabakatı) eksik veya hatalı işlemleri erkenden yakalar.
Cari Tahsilatta Ödeme Yöntemleri
| Yöntem | Avantaj | Dezavantaj |
|---|---|---|
| Havale / EFT | Komisyonsuz veya düşük maliyetli | Eşleştirme çoğu zaman elle yapılır; müşteri açıklama yazmayı unutabilir |
| Çek / senet | Vade imkânı | Karşılıksız çıkma riski, takip ve tahsil süreci uzun |
| Kredi kartı (sanal POS) | Anında onay, taksit imkânı, otomatik kayıt | Sanal POS komisyonu öder |
| Nakit | Anında | Kayıt ve güvenlik riski; büyük tutarlar için pratik değil |
Kartla tahsilatın maliyetini önceden görmek için sanal POS komisyon hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Yöntemlerin tamamını karşılaştırmak için e-tahsilat ve online tahsilat yöntemleri rehberine bakabilirsiniz.
Cari Tahsilat İçin Pratik Kontrol Listesi
- Her müşteri için vade koşulu (ör. 30 gün) sözleşmede veya faturada yazılı mı?
- Açık alacak listeniz en az haftada bir güncelleniyor mu?
- Vadesi 30 günü geçen alacaklar için standart bir hatırlatma akışınız var mı?
- Müşteriniz bakiyesini sizi aramadan görebiliyor mu?
- Ödeme linki veya IBAN bilgisi her hatırlatmada yer alıyor mu?
- Gelen ödemeler aynı gün cari hesaba işleniyor mu?
ÖdemePro ile Cari Tahsilat
ÖdemePro'nun cari yönetimi özelliği, yukarıdaki adımların kartla tahsilat tarafını tek panelde toplar:
- Her müşteri kartında açık alacaklar, ödemeler ve notlar birlikte görünür.
- Alacakları elle ekleyebilir veya Paraşüt entegrasyonu ile müşterinin Paraşüt'teki satış faturalarını müşteri kartından tek tıkla aktarabilirsiniz; kalan tutar ve ödeme durumu otomatik hesaplanır.
- Her müşteriye özel bir cari ekstre linki oluşur; müşteri e-postasına gelen tek kullanımlık kodla giriş yapıp bakiyesini görür ve kartla ödeyebilir.
- Müşteriye tek tıkla ödeme linki gönderebilir, ödemede taksit seçenekleri sunabilirsiniz.
- Kartla alınan ödemeler iyzico, Sipay ve PayTR raporlarıyla otomatik mutabakattan geçer.
Havale, çek ve nakit tahsilatların kaydı ise muhasebe yazılımınızda tutulmaya devam eder; ÖdemePro kartla tahsilat ve cari ekstre tarafını üstlenir.